Yıl 2008, sektörde on ikinci yılımız ve daha güçlü bir Singapur acentası ile uzun soluklu bir müzakere sonunda anlaşmaya vardık. Henüz departmanlarımız birbirlerini yeterince tanımıyor, herkes mesajlarını yazarken karşı tarafı kırmamak adına daha hassas davranıyor. Ve acentamın operasyon müdürü bana 'Organizasyon Şemamız’ı sordu. Muhatap olduğunuz kişilerin yetki ve rütbelerini bilmek, size hem zaman kazandırır hem de hata yapma riskinizi azaltır.

Türkiye’de freight forwarding firmalarının bir elin parmaklarını geçmediği yıllar, doksanların başıdır. Özal dönemi ile başlayan dışa açılma, seksenlerin ikinci yarısı itibariyle başlamış olsa da o yıllardaki ilk lojistik firmaları daha çok kara yolu taşımacılığı yapan ve Avrupa’ya çalışan firmalardı. Çin’den ithalat ve Amerika’ya ihracat da bir elin parmakları kadar firma vardı. Şu anda adını herkesin bildiği birçok firma doksanların başında kuruldu. Bu firmaların bazıları, süreç içerisinde, birleşme veya yurt dışına satılmalarından dolayı, adının başına ve sonuna bazı ekler aldılarsa da, hala pazarı domine eden firmalardır.

Hiç unutmam, 1999 yılında freight forwarding sektörüne özel geliştirdiği yazılım ile dikkat çeken bir firmayı görüşmeye davet etmiştik; geldiler, görüştük ve bir teklif sundular. O zamanlar bizim ekibimiz 8-9 kişiydi. Bizden istedikleri ücret, C segmenti ithal bir arabanın dolu paket fiyatıydı. Tabii ki almadık, vazgeçtik. Yazılım açığını kapatmak için 2001 yılından itibaren şirket içerisinde geliştirdiğimiz sunucu tabanlı yazılımları kullandık. Doksanlarda personel sayısı yirmiyi geçen firmalar sadece çok uluslu firmalar veya kara yolu firmalarıydı. Bizim firmamız da istisna değildi, 10 ile 20 kişi arasında gidip geldik. Genellikle de 13-18 kişi arasında olduk.
Tabii ki 'Organizasyon Şeması' nedir biliyordum ama ihtiyaç hissedip hiç üzerinde çalışmamıştım. Biz 'Y' kuşağı, şikayet etmeden ağır yük çekmeyi doğamız zannederiz. Her ne kadar herkesin bir görev alanı olsa da iş gerektirdiğinde itirazı pek makbul saymayız, o dönemlerde bir işi tekliften arşive kadar takip eden de makbul sayılırdı. Yani organizasyon şeması bizim için pek de gerekli değildi. Biraz üzerinde çalıştıktan sonra bir organizasyon şeması çıkardım. Bu arada şemayı ben de değerli bulmuş ve beğenmiştim. Bir şema çıkartma çabası bile hatalarımızı görünür yapmaya yetiyordu. 2018 yılında Frigian’ı kurma yolculuğumuz başlayınca birçok fright forwarder firması ile daha derinlemesine konuşma fırsatımız oldu. Departmanlar arası uyumun ilkeler ile, ilkelerin ise belirli standartları sahiplenme ile olduğunu gördüm. Ağır yük taşımanın kısa sürede fayda sağlasa da uygun yol yürütmediğini deneyimledim.

2023 Eylül ayı sonunda İzmir’de düzenlenen Logistech fuarında sohbet etme fırsatı bulduğum eski bir arkadaşım, yakın zamanda başından geçen bir anısını aktardı. Türkiye’nin en meşhur insan kaynakları sitesine, eleman tedariki konusunda hiç de başarılı olmadıklarını anlatan bir şikayet postası gönderdiğinde, kendisine geri dönüş yapmışlar ve online toplantı yapmak istediklerini söylemişler. Toplantıda arkadaşımın taleplerini iyice dinledikten sonra ; “- Süleyman bey Y kuşağı karakteri ve Z kuşağı yetenekleri maalesef aynı kişide olmuyor, lütfen taleplerinizi daha gerçekçi temellere dayandırın” demişler ve bizimki söyleyecek söz bulamamış. Çünkü IK yöneticisinin söylediklerine ikna olmuş.
Bu arada Türkiye’de orta ölçekli (20-249 kişi) FF firmaları arasında çokça kullanılan bir yazılımı kullandıklarını da biliyordum, klasik soruyu sordum: Memnun musun? Cevap hayli ilginçti: “Hap kadar veriyi göstermek için nerdeyse admin yetkisi vermek zorunda kalıyorum” dedi. Konu yine organizasyon şemasına geldi. Firmalarımız 'Organizasyon Şeması'nın önemini kavraması, yazılım üreten firmalarımız bunun vazgeçilmez bir ihtiyaç olduğunu bilmeleri artık yeter değil gerek şart.

Frigian'ın ayarlar bölümüne geçen hafta 'Organizasyon Şeması' diye bir alanı ekledik, böylece kullanıcılar artık organizasyon şemalarını kolayca oluşturabiliyorlar. Öncesinde de sistemde kullanıcılar, bunların rolleri, ne yapabilecekleri, neyi görebilecekleri, neyi değiştirebilecekleri, hangi servise mesaj gönderebilecekleri, hatta çıktı alıp alamayacakları gibi ayarlar vardı zaten. Ama bunlar organizasyon şeması oluşturmaya yetmiyordu. Kim kimin altında, kim hangi takımın üyesi için yetkinlik değil, hiyerarşi ağacı gerekiyordu. Frigian artık bu işi kolayca çözümlüyor. HQ'dan başlayarak şubelerinizi (tek de olabilir), departmanlarınızı, departman liderlerinizi, personelinizi ekleyerek, takımlarınıza basitçe isim vererek, organizasyon şemanızı otomatik oluşturun ve lütfen artık sizi kurtarsın diye eleman aramaktan vazgeçin.

Düzenleme için En Lojistik yöneticisi Sn. Şafak SAYIN’a teşekkürlerimi sunuyorum.